Все предварительные подготовительные работы более или менее выполнены, но впереди наиболее сложный и энергоемкий период организации мероприятия. Было бы очень неплохо начать его за месяц до установленной даты и все это для вашего же спокойствия и для того, чтобы не упустить ни единой мелочи. Думаю, ни для кого не будет новостью то, что организацией мероприятия один человек просто физически не может взяться, хотя все бывает…но лучше, если вас будет несколько и каждый будет заниматься своими обязанностями. Это позволит вам более производительно и эффективно выполнять поставленные цели.



Итак, процесс подготовки пошел!

Перво-наперво, составьте поэтапный план выполнения всех действий подготовки, причем делайте это таким образом, чтобы наиболее долго выполнимые задания выполняться начали раньше других – это может быть производство и размещение рекламных роликов на радио или телевидении; также первоочередными являются задания, которые поджимают в сроках исполнения, а именно размещение рекламной информации, анонсов в ближайших номерах изданий.
Важным моментом в подготовке является то, чтобы заранее оповестить всех участников вечеринки во избежание ситуаций, когда вдруг тот или иной из них не может принять участие в мероприятии и вам необходимо судорожно соображать где взять замену. Если же вам дорого этот участник как стратегически важный объект, то попытайтесь пересмотреть дату проведения мероприятия с клубом. Однако, все же помните, что лучше заранее все предусмотреть. К тому же, примите к сведению тот факт, что участники вашего мероприятия – это люди творческие, а потому могут страдать забывчивостью, вот почему не ленитесь и раз в недельку созванивайтесь с ними и как — бы держите в курсе, таким образом ненавязчиво напоминая о том, что они – это важная часть вашего плана.

Все, что касается полиграфии должно быть безупречным, поэтому проследите за грамотностью написания всех названий, наличием всех необходимых логотипов и лишь тогда отправляйте макет в производство.

Распространение полиграфий нужно начать примерно за две недели до самого мероприятия, а рекламу на радио или телевидении за неделю – это зависит прежде всего от объема. Вы организатор, а значит должны быть в курсе всего, в том числе и того, как будут выглядеть танцоры и в случае, если они готовят что-то special for party, то пусть они продемонстрируют это для вас на репетиции. Контролируйте все: показ коллекций модельеров, технические требования музыкантов, так как это необходимо согласовать с клубом, следите за тем, чтобы необходимые декорации были изготовлены в срок и установлены по всем требованиям техники безопасности. Отдельному человеку нужно поручить следить за тем, количество роликов на радиостанциях и ТВ, в прессе и Интернете.

В работе с распространением полиграфии заранее определитесь с местами.
Не бойтесь и не стесняйтесь контролировать работу людей, потому что они получают за это деньги, а значит должны чувствовать свою ответственность за возложенные на них обязательства. Если вы самостоятельно решили организовать мероприятие, то постарайтесь рационально распределить все свое время, чтобы поэтапно выполнять всю работу и сделать ее в нужные сроки. Всегда поддерживайте связь с человеком, выполняющим ответственную роль со стороны клуба, интересуйтесь результатами подготовки с их стороны и держите их в курсе того, каких успехов достигли вы, чтобы в последний момент не оказалось, что остались нерешенные вопросы.

Подготовьте списки гостей, которых хотите видеть и предварительно их оповестите.

Контроль за проведением мероприятия.

Настал день, когда вы достигли последнего напряжения сил и осталось главное – на последнем этапе ничего не упустить. Поэтому приготовьтесь к последнему рывку! В день мероприятия вы должны подвести первые итоги того, что было запланировано, а именно: количество прозвучавших роликов на радио и ТВ, анонсов в изданиях, количество информации, размещенной в сети Интернет, места распространения полиграфии и многое другое, и как результат – сверить это с первоначальным планом мероприятия – все должно быть идентично. Если так и вышло, то вы хорошо поработали над рекламным ходом и промоушеном! Перед началом вечеринки, а лучше всего днем, посетите клуб и уточните как протекает подготовка помещений и все ли, что было необходимо есть в наличии.

Свяжитесь со всеми участниками мероприятия и уточните время их прибытия, чтобы не возникало никаких непредвиденных ситуаций. Человек, отвечающий за face control должен быть на месте минимум за полчаса до начала. Проверка звука должна пройти в спокойной обстановке, чтобы вся аппаратура была качественно настроена и не произошло никаких сбоев, вот почему лучше это сделать за несколько часов до начала вечера.
Проконтролируйте, чтобы все необходимое было в гримерной комнате, чтобы функционировал гардероб и в наличии был кассовый аппарат.

Необходимо обговорить с менеджером по бару количество и наименования free bar для человека, который будет его обеспечивать и участников программы. Оговорите расположение охраны возле гримерки, сцены, у проходов в ди-джейскую. Конечно в идеале было бы, если бы все участники программы приехали пораньше, чтобы не вызывать лишнего ажиотажа и напряжения, но бывает всякое и, если по каким-то причинам кто-то задерживается, то необходимо все время поддерживать связь. Примерно за 5 минут до того, как начнется запуск гостей в зал, должна быть полная готовность у всех участников, а во время мероприятия следует контролировать соблюдение расписания номеров, проверяя готовность каждого минут за 10 до выхода.

Когда вечеринка уже началась, контролируйте каждую мелочь. Обязательно удостоверьтесь в том, что зарезервированные места заняты тем, кому это надлежит. Периодически проверяйте списки приглашенных гостей и их наличие и обязательно каждому уделите по паре минут для беседы – они ваши гости и вы должны это помнить. Непременно помните про представителей прессы, которых вы пригласили для освещения вашего праздника и общайтесь с ними.
Следите за тем, чтобы охрана была вежлива по отношению к посетителям, и в случае, если вы видите неуважение – сообщите об этом руководству клуба, чтобы в дальнейшем этого не повторялось.

Будьте внимательны к тому, чтобы участники вашего мероприятия не злоупотребляли алкоголем даже после своего выступления, поскольку это будет неприятно выглядеть со стороны.
Присутствуйте везде и старайтесь следить за работой всех задействованных участников. Если вдруг возникают любые сложности или неожиданности, не паникуйте, а трезво оцените ситуацию и пути ее разрешения. Не привлекайте к себе всеобщее внимание, потому что люди пришли отдыхать и развлекаться, а не следить за ходом разрешения проблем.

Проконтролируйте, чтобы все финансовые условия по оплате участников были выполнены.
Когда принимается касса, находитесь при этом, чтобы избежать попадания какой-то части денег в чей – то «левый» карман. А для того, чтобы максимально точно определить какое количество людей прошло по флаерам, лучше их сохранить до конца мероприятия.

Итоги.

Не торопитесь убегать из клуба сразу после вечеринки, а останьтесь для того, чтобы проверить не осталось ли в клубе личных веще участников шоу, нет ли претензий принимающей вас стороны, поинтересуйтесь впечатлениями, полученными от вечера у администрации и если в результате вы вышли на желаемые вами результат, то смело можно претендовать на то, что очень скоро вы станете промоутером!

Для себя учтите, все недочеты и минусы, которых можно было бы избежать и в дальнейшем будьте внимательны, но не забывайте и про плюсы, которых было достаточно!

И помните, что атмосфера вечера во многом зависит от позитивно настроенных, веселых, улыбчивых и танцующих людей!